Jak efektywnie zarządzać flotą samochodową w firmie transportowej?

Racjonalne i wydajne zarządzanie flotą samochodową wcale nie jest łatwym zadaniem. Fleet managerowie muszą nie tylko nadzorować realizację zleceń, ale także kontrolować pracę kierowców oraz optymalizować procesy logistyczne. Aby było to możliwe, konieczne jest zastosowanie przemyślanych metod oraz narzędzi. W niniejszym tekście tłumaczymy, o czym musisz pamiętać, aby Twoja firmowa flota jak najlepiej spełniała swoje zadania, generując zyski, a nie dodatkowe koszty.

Nadzoruj swoich pracowników

Jeżeli zależy Ci na wydajnym działaniu firmy, to powinieneś zainteresować się kwestią monitorowania zachowań swojego personelu. Kierowcy nie zawsze zachowują się odpowiedzialnie za kółkiem i dopuszczają się różnych nadużyć, zwłaszcza związanych z nieprzepisową jazdą. Przekraczanie dopuszczalnej prędkości lub ryzykowne manewry narażają Cię nie tylko na większe zużycie paliwa, ale także skracanie żywotności poszczególnych podzespołów pojazdów. Często spotykaną praktyką jest też wykorzystywanie służbowych samochodów do celów prywatnych czy podkradanie oleju napędowego.

Jeszcze do niedawna wykrycie wspomnianych nadużyć było praktycznie niemożliwe, jednak dziś możesz zaopatrzyć się w system monitoringu GPS, który umożliwi Ci wygodne kontrolowanie pracowników.

Rozbudowane lokalizatory dostarczają informacji o aktualnej lokalizacji, pokonanej trasie czy poziomie spalania paliwa. Połączenie z komputerem pokładowym lub dodatkowymi sondami pozwala również na odnotowanie każdej próby spuszczenia oleju napędowego – w razie wystąpienia podobnego incydentu właściciele lub zarządcy floty mogą więc wyciągnąć odpowiednie konsekwencje – wyjaśnia specjalista reprezentujący firmę Gannet Guard Systems, dostawcę monitoringu GPS.

Oczywiście istnieje też alternatywny sposób na pozyskiwanie wartościowych danych o sposobie użytkowania floty – wystarczy, że zatrudnieni przez Ciebie kierowcy będą samodzielnie sporządzali raporty. Podobna dokumentacja może zawierać np. liczbę postojów, spis wszystkich wizyt na stacjach benzynowych czy wykryte usterki lub nieprawidłowości w działaniu pojazdu. Niestety, wspomniana metoda ma sporą wadę – pracownicy muszą mieć dobrą motywację, aby sumiennie i dokładnie zapisywać wszystkie przydatne informacje.

Dbaj o regularne przeglądy

Nie powinieneś ignorować żadnych, nawet najdrobniejszych usterek w swoich pojazdach. Zwlekanie z naprawą jakichkolwiek awarii lub wymianą podstawowych części eksploatacyjnych, takich jak np. klocki hamulcowe, filtry paliwa czy opony, nie tylko doprowadzi do jeszcze poważniejszych uszkodzeń, ale może być też potencjalnie niebezpieczne dla Twoich kierowców i innych użytkowników ruchu drogowego. Z tego powodu warto dbać o przeprowadzanie regularnych przeglądów technicznych – ich częstotliwość powinna być uzależniona od charakterystyki Twojej floty, tj. rodzaju pojazdów, intensywności ich użytkowania czy typu przewożonego towaru. W większości przypadków serwisowanie ma miejsce 2-3 razy w ciągu roku.

Okresowe sprawdzanie firmowych samochodów pozwoli nie tylko odpowiednio wcześnie wykryć ewentualne usterki, ale zagwarantuje też doskonały stan floty. W efekcie nie będziesz musiał się obawiać nieplanowanych przestojów w pracy, które mogłyby narazić Cię na straty finansowe oraz wizerunkowe.

Optymalizuj koszty

Efektywne zarządzanie flotą oznacza minimalizowanie kosztów oraz maksymalizację zysków. Największe oszczędności można poczynić na samym paliwie – oszczędniejszy styl jazdy, skracanie tras oraz zapobieganie niepożądanym praktykom kierowców sprawia, że utrzymanie firmowych pojazdów może być tańsze nawet o 30%. Aby kontrolowanie wszystkich wspomnianych wyżej parametrów było jednak możliwe, to potrzebne jest narzędzie, które pozwoli Ci na zbieranie danych. Jednym z lepszych rozwiązań tego typu są wspomniane wcześniej systemy zarządzania flotą, czyli nowoczesne lokalizatory GPS.

System monitoringu floty GPS pozwoli Ci na czerpanie danych bezpośrednio z komputera pokładowego pojazdu – wystarczy podłączyć specjalne urządzenie do samochodowej szyny CAN. Wszystkie pozyskane informacje będą dla Ciebie dostępne z poziomu programu komputerowego, przeglądarki internetowej, a nawet aplikacji mobilnej na smartfona. Dzięki opcji przeglądania oraz analizy statystyk zyskasz wiele nowych możliwości – od kontrolowania zgodności działań pracowników z polityką flotową, przez optymalizowanie tras, aż po wykrywanie nieprawidłowości związanych z zakupem paliwa.